- 情報シンポ 2021は、第1候補として立命館大学 朱雀キャンパス（京都市）＋オンラインのハイブリッド型、第2候補として建築会館（東京都）+オンラインのハイブリッド型、第3候補として対面型の実施が困難な場合にはフルオンラインにて開催方法を検討しています。
- 12月9日・10日本番に向けて、発表セッションの考え方と判断フローについて、以下の方針とさせて頂きます。対面／オンラインの判断をできるだけ確実にして頂けるよう、例年よりも遅めの日程設定としました。発表者の皆さま、共著者の皆さま、一般参加を予定されている皆さま、日程ご確認の上、心づもりをお願いします。今後、変更が生じた場合には、公式HP、SNS（Twitter、Facebook）に速やかにアップさせて頂きます。
■発表セッションについて
- 対面発表のセッションとオンライン発表のセッションを別とします。発表者に対して、11月11日～15日の期間に対面発表かオンライン発表かの意向調査を実施します（判断フローSTEP3）。但し、小委員会企画研究集会・オーガナイズドセッション（OS）は7月9日に申込まれたセッションとします（対面発表とオンライン発表の混合あり）。
- 発表方法は、対面発表／オンライン発表とも、同じです（一鈴 11分（予告）、二鈴 12分（プレゼン終了）、三鈴 15分（質疑終了））。
■判断フローについて
- STEP1 10月20日 開催方法の判断その1（終了）
- 「新型コロナウイルス感染症に対する立命館大学の行動指針（BCP）」が 「2以下」であれば、「立命館大学 朱雀キャンパス（京都市）＋オンラインのハイブリッド型」で開催準備を引き続き進めます。
「3以上」であれば、「建築会館（東京都）+オンラインのハイブリッド型」で開催準備を進めます。以降、京都開催はございません。
- STEP2-1 11月11日 開催方法の判断その2-1（終了）
- STEP1で京都開催の場合、11月11日時点で「新型コロナウイルス感染症に対する立命館大学の行動指針（BCP）」が引き続き「2以下」であれば、「立命館大学 朱雀キャンパス（京都市）＋オンラインのハイブリッド型」で開催準備を進めます。
「3以上」でかつ「東京開催の撤退基準（以下に記載）」でなければ「建築会館（東京都）+オンラインのハイブリッド型」で開催準備を進めます。
STEP2-2 11月11日 開催方法の判断その2-2STEP1で東京開催の場合、11月11日時点で「東京開催の撤退基準」でなければ「建築会館（東京都）+オンラインのハイブリッド型」で引き続き開催準備を進めます。
- STEP2-3 11月11日 開催方法の判断その2-3
- 上記、STEP2-1、STEP2-2に該当しない場合は、フルオンラインで開催します。以降も同様となります。
- STEP3 11月11日-15日 発表者あて発表方法の意向調査（終了）
- 発表者あてに、対面発表かオンライン発表の意向調査を実施します。以降のプログラム決定に影響しますので、十分にご検討の上、ご回答をお願いします。尚、対面発表希望者が会場定員より多い場合は抽選となります。
- STEP4 11月16日- プログラムの公開
- 対面セッション、オンラインセッション別としたプログラムを作成して、公開します。
- STEP5 11月22日 発表者の参加申込・支払受付開始
- 発表者あてに、参加申込・支払受付を開始します。対面参加、オンライン参加別となりますので、ご注意ください。尚、支払い期日（11月29日）までに支払われない場合は論文を掲載できませんので特にご注意ください。
- STEP6 11月30日 共著者・一般参加者の参加申込・支払受付開始
- 共著者・一般参加者あてに、参加申込・支払受付を開始します（12月6日まで）。対面参加、オンライン参加別となりますので、ご注意ください。
- STEP7 12月3日（予定） 申込者あてプロシーディングズの公開
- 申込者に対して、プロシーディングズ（情報シンポ2021論文集）を限定公開します。
- STEP8 12月6日 共著者・一般参加者申込〆切
- STEP9 12月9日・10日 情報シンポ 2021 本番
■東京開催の撤退基準
- 対面発表数が下限（6程度）以下
- 建築会館の使用許可が下りなかった場合（緊急事態宣言発令等）
■Decision flow of how to hold AIJISA2021
- AIJISA 2021 will be held at Ritsumeikan University, Suzaku Campus (Kyoto City) + online hybrid format as the first candidate, at Architecture Hall (Tokyo) + online hybrid format as the second candidate, and fully online as the third candidate in case it is difficult to hold the face-to-face format.
- For the AIJISA 2021 event on December 9 and 10, we have adopted the following policy regarding the flow of decision-making for the presentation sessions and the method of holding the sessions. We have set the schedule later than usual so that presenters and participants can make the decision between face-to-face and online sessions as reliably as possible. We would like to ask all presenters and co-authors to check the schedule and be prepared. If there is any change in the schedule, we will post it on the official website and SNS (Twitter and Facebook) as soon as possible.
■Presentation Sessions
- Sessions for face-to-face presentations and sessions for online presentations will be separated. Presenters will be surveyed on their intention to present face-to-face or online between November 11 and 15 (STEP 3). In contrast, the special research session and organized session (OS) by the subcommittees, the session for which the application was submitted on July 9 will be ongoing (there will be a mixture of face-to-face and online presentations).
- The presentation format is the same for both face-to-face and online presentations (11 minutes for the first bell, 12 minutes for the second bell to finish the presentation, and 15 minutes for the third bell to finish the discussion).
■Decision-making Flow
- STEP1: October 20 | Judgment on the method of holding the event Part 1 (Done)
- If the “Ritsumeikan University’s Behavioral Guidelines (BCP) for New Coronavirus Infections” is “2 or less”, we will continue to prepare for the “Ritsumeikan University Suzaku Campus (Kyoto City) + Online Hybrid Type”.
If the BCP is “3 or higher,” preparations for the event will proceed with the “AIJ Hall (Tokyo) + Online Hybrid Type”.
- STEP2-1 November 11: Deciding on the method of holding the meeting Part 2-1 (Done)
- In the case of the event to be held in Kyoto in STEP 1, if the “Ritsumeikan University’s Behavioral Guidelines (BCP) for New Coronavirus Infections” is still “2 or less” as of November 11, preparations for the event will proceed as “Ritsumeikan University Suzaku Campus (Kyoto City) + Online Hybrid Type.
If the “BCP” is “3 or higher” and the “Criteria for Withdrawal from Tokyo (see below)” is not met, we will proceed with preparations for the “AIJ Hall (Tokyo) + Online Hybrid Type”.
STEP2-2 November 11: Deciding on the method of holding the meeting Part 2-2In the case of the Tokyo event in STEP 1, if the criteria for withdrawal from the Tokyo event are not met as of November 11, we will continue with preparations for the event using the “AIJ Hall (Tokyo) and online Hybrid Type”.
- STEP2-3 November 11: Deciding on the method of holding the meeting Part 2-3
- If none of the above, STEP2-1 or STEP2-2, is applicable, the event will be held in full online. The same will apply thereafter.
- STEP3 November 11-15: Intention survey on presentation method for presenters [Important for presenters]. (Done)
- We will conduct a survey of presenters to determine their intentions for face-to-face or online presentations. This survey will affect the decision of the program, so please answer after careful consideration. If there are more applicants for face-to-face presentation than the number of seats available at the face-to-face venue, a lottery will be held.
- STEP4 November 16-: Program release
- We will create and publish a program with separate face-to-face and online sessions.
- STEP5 November 22: Start accepting registrations and payments from presenters
- We will start accepting registrations and payments from presenters. Please note that there is a separate site for face-to-face participation and online participation. Please note that if payment is not made by the due date Nov. 29, the paper will not be published.
- STEP6 November 30: Start accepting registrations and payments from co-authors and general participants
- We will start accepting registrations and payments for co-authors and general participants (by Dec. 6). Please note that face-to-face participation and online participation will be separated.
- STEP7 December 3: Release of proceedings to applicants (limited)
- The proceedings of AIJISA 2021 will be released to applicants on a limited basis.
- STEP8 December 6: Deadline for registration
- STEP9 December 9 and 10: AIJISA 2021 main event
■Withdrawal criteria for holding the event in Tokyo
- The number of face-to-face presentations is below the minimum limit (about 6)
- In the event that permission to use the AIJ Hall is not obtained (declaration of a state of emergency, etc.)